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Proen disponibiliza passo a passo de procedimentos das coordenadorias

Publicada em 28/05/2021

Já está disponível na página da Pró-Reitoria de Ensino de Graduação (Proen) a relação de procedimentos e fluxos de processos mais comuns realizados pelas coordenadorias dos cursos de graduação. O “mapeamento” tem como objetivo contribuir para minimizar as dificuldades encontradas pelas coordenadorias de curso diante da falta de procedimentos padrões organizados até então. Dificuldades como aquelas que a assistente em administração Karla Fernanda Fonseca de Faria e Silva, da coordenadoria de Química, encontrou quando começou, há 11 anos.

“Eu me vi com uma coordenação nas mãos, tentando resolver as coisas sozinha, sem ter informações. Foi aquela história de aprender fazendo. Ligava para um setor e me orientavam, depois ligava para outro setor e me orientavam de uma maneira diferente sobre o mesmo assunto”, detalha Karla, que participou do processo de mapeamento. O trabalho foi realizado por uma comissão composta por servidores efetivos e funcionários terceirizados que trabalham nas secretarias das coordenadorias de curso, sob a presidência da Secretária da Proen, Maria da Penha Resende Rodrigues.

A comissão surgiu após demandas recebidas pela Proen durante reuniões, em que os secretários e funcionários terceirizados que trabalham nas coordenadorias de curso relataram as dificuldades que encontravam em realizar determinadas tarefas, bem como a falta de procedimentos padrões a serem realizados pelas coordenadorias de curso.

“A importância de mapearmos processos envolve justamente essa padronização e otimização de tarefas, a definição de papéis, e visa facilitar o trabalho de todos os envolvidos”, explica a pró-reitora de Ensino de Graduação, professora Elisa Tuler de Albergaria. O objetivo, segundo ela, é ampliar o trabalho desenvolvido, mapeando mais processos que envolvem os departamentos e divisões e setores da Pró-Reitoria.

Karla, agora, espera que o trabalho contribua para que as novas pessoas que cheguem às coordenadorias tenham um local para consultar determinado assunto, uma noção geral sobre como desenrolar aquele assunto. “Claro que, na hora da prática, surgem outras dificuldades, outras dúvidas, que às vezes não estão abordadas ali no passo a passo, mas isso vai facilitar muito a vida.”

Veja o mapeamento no endereço /proen/mapeamento_coordenadorias.php

Mais de quatro meses de trabalhos

O trabalho da comissão envolveu, entre outubro de 2020 e fevereiro de 2021, dez reuniões. Inicialmente a comissão fez um levantamento das normativas que regulamentam os procedimentos e fluxos comuns das secretarias de coordenadorias de curso. A partir dessas normativas, Penha elaborou os fluxos em forma de passo a passo e eles foram discutidos um a um na Comissão. Estes fluxos estabelecem as competências/funções de cada indivíduo/unidade (coordenadoria/secretaria/Dicon/docente) dentro das coordenadorias de curso e deixam claro a quem competem determinadas atribuições/funções.

“As reuniões da Comissão foram também um momento de troca de experiências, informações e aprendizagem para todos. Um sempre sabia esclarecer a dúvida levantada pelo outro”, detalha Penha, acrescentando ainda que, em vez de montar um manual de procedimentos, a Comissão optou por realizar estes procedimentos em forma de passo a passo separados e individuais, para facilitar a consulta a cada procedimento.

A Comissão ressalta que, com a implantação do SIGAA, algumas normativas e procedimentos precisarão ser refeitos.

Conheça os membros da Comissão para Mapeamento dos Procedimentos e Fluxos Comuns das Secretarias de Coordenadoria de Curso:

Maria da Penha Resende Rodrigues (Proen), Ana Flávia de Abreu (Bacharelado em Biossistemas), Aparecida Fátima de Resende Vicentini (Matemática), Caio Machado Pinheiro (Campus Centro-oeste Dona Lindu – CCO), Eliézia Aparecida Tiago (Letras), Gabriela Gomes (Engenharia de Produção), Hyda Vanessa Lopes (Campus Alto Paraopeba), Isabel Cristina da Silveira Bento (CCO), Janaína Avelar Molinari (Engenharia de Produção), Karla Fernanda Fonseca de Faria e Silva (Química), Najara Isis Cardoso (Música), Tânia Francisca de Aguiar (Educação Física), Tatiana Cássia Rocha (Engenharia de Alimentos), Wânia Ferreira Longatti (Geografia).