Â鶹ÊÓƵ

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PARA APLICAÇÃO DE SANÇÃO ADMINISTRATIVA

Etapa

Atividade/descrição

Responsável

1

FASE PRELIMINAR

• Após identificar irregularidade ou falha na execução do contrato que configure hipótese de infração, o fiscal deverá notificar preliminarmente a empresa requerendo imediata regularização da situação e justificativas sobre o fato, estabelecendo prazo de 5 (cinco) dias úteis para atendimento. (Anexo 50)
• Se a contratada se manifestar, o fiscal deve analisar as justificativas apresentadas, bem como eventuais documentos que a instruem.

Nota 1: em certas circunstâncias, ao analisar as justificativas apresentadas, pode-se constatar que a infração não se concretizou, sendo suficiente que o contratado promova as devidas adequações.

Fiscal técnico ou adminstrativo (conforme a irregularidade identificada)

• Caso a notificação preliminar não seja atendida, ou não se apresente justificativas suficientes, o fiscal deverá  elaborar Relatório de Informe de Descumprimento de Cláusula Contratual  (Anexo 51), em que conste a descrição detalhada dos fatos, a indicação de possíveis infrações e/ou inadimplementos, por ação ou omissão, da empresa contratada e as consequências e prejuízos provocados à Administração em relação à obrigação descumprida, acompanhado dos seguintes documentos:

a)   Comunicações ou notificações à contratada acerca do descumprimento contratual

b)   Todas as provas colhidas e produzidas, bem como todos os documentos considerados pertinentes para a instrução do processo.

• Encaminhar o relatório imediatamente ao gestor do contrato recomendando a instauração de processo administrativo sancionador, de forma a assegurar os princípios do contraditório e da ampla defesa.
• Anexar uma cópia do relatório no processo de fiscalização

• Ao receber o relatório de irregularidade, o gestor deve analisar os fatos narrados.
• Caso avalie que a situação relatada não configura hipótese de infração, deve justificar e fundamentar sua decisão, promovendo a inclusão do respectivo documento no processo administrativo de fiscalização.
• Uma vez acolhido o relatório da fiscalização, o gestor deve emitir despacho autorizando a abertura de processo administrativo sancionador.

• Instruir processo administrativo sancionador visando apurar os fatos, contendo no mínimo os seguintes documentos:

1. Termo de abertura de processo
2. Cópia do edital
3. Cópia do contrato
4. Cópia do empenho
5. Cópia da Portaria de designação da equipe de fiscalização do contrato
6. Informações sobre as tentativas de solucionar o problema
7. Relatório de Informe de Descumprimento de Cláusula Contratual  da fiscalização técnica ou administrativa e eventuais provas que a instruem até o momento

Nota 1: o processo administrativo sancionador deverá ser aberto no SIPAC com o código de classificação de documentos nº 001 – Relação Interinstitucional.

• Uma vez instruído o processo, o gestor deverá encaminhar Relatório de Avaliação de Descumprimento Contratual à autoridade competente (Anexo 52), solicitando autorização para a continuidade do processo administrativo sancionador.
• O relatório deverá conter:

a)  dados da contratação

b)  a irregularidade identificada

c)  as cláusulas editalícias ou contratuais desobedecidas

d) eventuais documentos que comprovam o descumprimento contratual

e)  Análise das justificativas apresentadas pela empresa, quando existentes

f)  enquadramento da conduta à sanção administrativa correspondente

Nota 1: A falta de uma tipificação exata para cada espécie de comportamento não impede a aplicação da sanção administrativa.

Nota 2: a sugestão de penalidade configura-se opinativo administrativo e não vinculativa da decisão a ser proferida pela autoridade competente

• A autoridade competente procederá com o exame de admissibilidade ao avaliar a pertinência e os fundamentos do conjunto probatório contido nos autos. Se preciso, conduzirá as diligências necessárias para a elucidação dos fatos. Após juízo prévio, emitirá despacho fundamentado (Anexo 53) decidindo entre:

a)  arquivamento do processo, se entender que os fatos não constituem motivo suficiente para aplicação de penalidade, ou;

b)  continuidade do processo administrativo sancionador, solicitando a devida comunicação ao contratante para apresentação de defesa prévia e demais documentos que entender pertinentes

FASE DA DEFESA PRÉVIA

• No caso de decisão pela continuidade do processo administrativo sancionador, o gestor deverá enviar à contratada notificação para que apresente defesa prévia (Anexo 54) e especifique as provas que pretenda produzir.

Nota 1: São requisitos mínimos da notificação:

a)   identificação do interessado e da Â鶹ÊÓƵ

b)   finalidade da notificação

c)  descrição clara dos fatos

d)  as cláusulas legais ou contratuais infringidas

e)  estabelecer o prazo de 05 (cinco) dias úteis para apresentação de defesa e contraditório. No caso de declaração de inidoneidade, o prazo será de 10 (dez) dias úteis.

f)   possibilidade de acesso aos autos

g) procedimentos para protocolar defesa

h)  esclarecimento de que a defesa deverá ser apresentada por escrito e devidamente assinada pelo contratante ou representante legal constituído por procuração, que deverá ser juntada no ato da resposta.

i)   a informação da continuidade do processo independentemente da manifestação da contratada.

j)  orientação de que à parte são concedidos todos os meios de prova em direito

k) rito procedimental estabelecido pela Â鶹ÊÓƵ, incluindo todas as fases e respectivos prazos no caso de eventual penalidade

Nota 2: A notificação deverá ser enviada preferencialmente por meio de email informado pelo acusado quando do ingresso no certame ou na contratação, solicitando confirmação de recebimento. Não havendo resposta em até 2 (dois) dias úteis, ou na impossibilidade de confirmação da ciência do e-mail, a notificação deverá ser encaminhada via postal com aviso de recebimento (AR)

Nota 3: caso frustrada a tentativa de notificação na forma descrita anteriormente, deverá se proceder a publicação por meio de edital no Diário Oficial da União, uma vez, hipótese em que o prazo para apresentação da defesa será contado a partir da data de publicação do edital.

Nota 4: uma cópia do ofício além dos comprovantes de envio e recebimento por meio eletrônico ou dos correios deverão ser anexados ao processo, assim como todas as demais comunicações subsequentes.

• Comunicar imediatamente à empresa prestadora de garantia acerca da expectativa de sinistro, da abertura do processo administrativo sancionador, bem como da possibilidade de ser acionada em eventual aplicação de penalidade.
• O fiscal administrativo deverá observar os termos das apólices de seguro-garantia e instrumentos congêneres e proceder à notificação formal.

• Se a empresa apresentar defesa prévia, o gestor deve elaborar Relatório de Análise de Defesa Prévia (Anexo 55), no qual examinará cada ponto levantado na defesa, avaliando se os mesmos são procedentes ou não, de forma a subsidiar a tomada de decisão da autoridade competente. Deve-se confrontar os fatos apurados com as disposições do edital ou contrato, bem como as alegações da empresa. Se for o caso, deve ainda delimitar a infração e propor a sanção correspondente.
• Caso a empresa não se manifeste, o gestor deverá elaborar relatório da situação, identificando a infração e sugerindo a aplicação de sanção correlata.

Nota 1: Na hipótese de a contratada apresentar defesa fora do prazo estabelecido, inicialmente não deverá ser aceita. No entanto, recomenda-se que a fiscalização analise os argumentos e provas apresentados como medida de precaução, avaliando a pertinência de considerá-los, desde que não haja impedimentos para sua aceitação. Caso sejam aceitos, a intempestividade deve ser consignada nos autos. Ressalta-se que a revelia não impede o Poder Judiciário de anular a decisão administrativa, caso entenda que houve violação dos princípios do contraditório e da ampla defesa.

FASE DA APLICAÇÃO DA SANÇÃO

• Ao receber os autos, a autoridade competente procederá com o saneamento dos procedimentos, visando eliminar os vícios, irregularidades ou nulidades processuais, além de verificar a plausibilidade da sanção indicada antes de tomar sua decisão. Assim, se necessário, poderá realizar diligências para complementação das informações ou devolver o processo para regularização
• Previamente à decisão, o processo deverá ser encaminhado ao Gabinete da Reitoria para solicitação de parecer ou nota jurídica à Procuradoria Jurídica.

• A Procuradoria Jurídica deverá analisar os autos do processo, verificando a regularidade jurídica do procedimento de apuração e emitir parecer ou nota jurídica, devolvendo o processo para o Gabinete da Reitoria.

• Encaminhar o processo à autoridade competente para as devidas providências

• Após análise de toda a documentação instruída nos autos, a autoridade competente emitirá despacho fundamentado (Anexo 56) decidindo entre o arquivamento do processo ou a admissibilidade da aplicação de sanção, em primeira instância.

Nota 1: no caso de decisão favorável a aplicação de penalidade, a autoridade deve delimitar de forma clara a infração cometida e a correspondente sanção prevista. As penalidades de multa, suspensão ou impedimento de licitar devem ser expressamente quantificadas. No caso de multa, deve-se especificar o valor a ser exigido e, no caso de suspensão ou impedimento de licitar, determinar o prazo correspondente.

Nota 2: Na hipótese de aplicação da sanção administrativa de declaração de inidoneidade, deve-se remeter o processo à Reitoria, que o encaminhará  ao Ministro de Estado de Educação, sugerindo tal penalidade.

Nota 3: A autoridade competente poderá utilizar da técnica de “declaração de concordância”, prevista no art. 50, § 1º da Lei nº 9.784/99: “a motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato.”

Optando-se pela declaração de concordância, a decisão deve conter a seguinte redação: “Acolho na íntegra o relatório nº xx da fiscalização e o parecer/nota jurídica nº xx da Procuradoria Federal cujos fundamentos passam a integrar essa decisão”

• Encaminhar o processo ao gestor do contrato solicitando ciência da contratada sobre a decisão tomada.

• Notificar a contratada (Anexo 57) comunicando a decisão da autoridade competente, anexando cópia da decisão
• No caso de aplicação de penalidade, estabelecer o prazo de 05 (cinco) dias úteis para apresentar recurso, conforme art. 109 da lei 8666/93.
• A notificação deverá ser feita por escrito, enviada via postal, com aviso de recebimento (AR), contendo os seguintes requisitos mínimos:

a.   identificação completa do contratante e do contratado

b.  data de emissão do documento

c.   número do processo administrativo sancionador

d.  base legal da sanção

e.  descrição da irregularidade

f.   dispositivo legal infringido

g. informação sobre acesso aos autos e sobre local para protocolo da defesa

h.  a continuidade do processo independentemente da efetiva manifestação

FASE DO RECURSO

• Caso tenha sido interposto recurso dentro do prazo, encaminhá-lo ao gestor do contrato, por meio de despacho, para elaboração do Relatório de Análise do Recurso.

• Elaborar Relatório de Análise de Recurso (Anexo 58) em até 3 (três) dias úteis, contados da data do despacho, pronunciando-se acerca das alegações apresentadas pela empresa de forma a subsidiar a autoridade competente no exercício do juízo de reconsideração.

• Examinar a questão recorrida bem como o Relatório de Análise do Recurso emitido pela equipe de fiscalização.
• Exercer juízo de reconsideração e proferir decisão fundamentada em documento próprio (Anexo 59)
• Caso haja reconsideração total da decisão, encaminhar processo ao gestor para a devida comunicação ao contratado.
• Do contrário, o processo, juntamente com o recurso, deverá ser encaminhado à autoridade superior para decisão em grau recursal.

Nota 1: a autoridade competente poderá retratar-se da decisão, mantê-la pelos próprios fundamentos (caso não haja inovação fática) ou decidir por uma penalização mais grave. Neste último caso, o contratado deverá ser cientificado para que formule suas alegações antes da decisão.

Nota 2: Para subsidiar a análise de reconsideração, a autoridade competente poderá promover outras diligências ou mesmo solicitar assessoramento jurídico adicional à PROJU

• Caso o recurso seja intempestivo ou não tenha sido interposto,  encaminhar o processo ao gestor para iniciar a Fase executória

• Analisar o recurso e proferir decisão (Anexo 60) no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados da data de recebimento do processo
• Em caso de dúvida jurídica, deverá ser realizada consulta à Procuradoria Federal.
• Após exarada a decisão, encaminhar processo ao gestor do contrato.

FASE EXECUTÓRIA

• Caso o recurso seja indeferido ou não seja apresentado, as seguintes medidas devem ser tomadas:

a)   Registrar a penalidade no SICAF

b)   Providenciar a publicação da penalidade no DOU, exceto no caso de advertência ou multa

c)  Notificar a contratada da decisão final irrecorrível (Anexo 61), anexando cópia da decisão da autoridade superior,  informando ainda sobre o registro da penalidade no SICAF e a publicação no DOU (se cabível)

d)   Anexar cópias do registro do SICAF e da publicação no DOU no processo administrativo sancionador

   e)  Encerrar processo

• O registro e publicação no DOU devem ocorrer no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, contado da data da decisão irrecorrível
• Se o recurso for acatado, o gestor deve comunicar a decisão à contratada e encerrar o processo.

PROCEDIMENTOS PARA COBRANÇA DE MULTAS APLICADAS ÀS EMPRESAS

• A cobrança de multas será executada na seguinte ordem:

1º - Pagamento por meio de GRU

A guia deverá ser quitada no prazo máximo de 10 (dez) dias, a contar do recebimento pela empresa sancionada, salvo outro prazo previsto no instrumento convocatório.

2º - Descontar nos pagamentos eventualmente devidos à contratada pela Â鶹ÊÓƵ:

a) Não havendo pagamento da GRU no prazo definido, o gestor deverá solicitar à DIFIN, por meio de ofício, que proceda com a dedução da multa no momento da liquidação da fatura.

b) Caso o valor não seja suficiente e a contratada possua outros contratos com a Â鶹ÊÓƵ, poderá haver compensação total ou parcial dos débitos conforme estabelecido na Instrução Normativa nº 26/2022/SEGES

c) Na hipótese de rescisão ou proximidade do encerramento do contrato, deverá ser solicitada a retenção das faturas até o limite dos valores cobrados, cuja liberação ocorrerá caso haja o pagamento da GRU ou cobertura pelo seguro ou provimento dos argumentos apresentados.

3º - Descontar da garantia prestada

a) Se houver previsão de garantia, o gestor deve requerer sua execução de acordo com a modalidade escolhida pela empresa contratada.

b) Na hipótese de seguro garantia ou fiança bancária, o gestor deve confirmar à seguradora ou Instituição Financeira que a situação anteriormente indicada como expectativa de sinistro efetivamente se caracterizou.

c) Os documentos comprobatórios deverão ser encaminhados para que a seguradora ou instituição financeira proceda com o pagamento do sinistro nos termos do edital.

d) Se a modalidade da garantia for caução em dinheiro, o gestor deverá comunicar à DIFIN, por meio de ofício, o valor da multa para desconto na referida garantia.

e) Após liquidação do sinistro ou desconto do caução, o gestor deverá solicitar a emissão de uma nova apólice ou novo depósito, a fim de restabelecer integralmente a garantia, dentro do prazo estipulado no edital.

4º Cobrança judicial:

a) Caso a cobrança administrativa seja infrutífera, o gestor seguirá os procedimentos estipulados na Resolução nº 21/2023/CONDI para realizar a cobrança judicial, além da Instrução Normativa SEGES/ME nº 26, de 13 de abril de 2022.

• Constatada nova irregularidade, reincidente ou não, deverá ser instaurado processo administrativo sancionador específico, visando a apuração independente de cada fato, salvo as condutas cometidas nas mesmas condições, tempo e lugar e no âmbito do mesmo contrato.