Â鶹ÊÓƵ

Gestão documental

1) O que é a gestão de documentos?
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

2) O que é avaliação documental?
Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

3) Como realizar a avaliação da massa documental acumulada?
Os órgãos da Â鶹ÊÓƵ deverão utilizar:

1. Para as atividades-meio são utilizados os códigos relativos à Administração-Geral, que compõem Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
2. Para as atividades-fim são utilizados os códigos relativos ao Ensino Superior, Pesquisa, Extensão e Assistência Estudantil, que compõem o Código de Classificação e Tabela de Teporalidade de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES.

4) O que é a Tabela de Temporalidade dos Documentos?
Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. A Tabela de temporalidade é fundamental, pois consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e/ou acumulados por uma instituição

5) É permitida a eliminação de documentos de guarda permanente após sua microfilmagem ou reprodução em outro suporte?
Não. Nenhum documento considerado de guarda permanente poderá ser eliminado após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou recolhido ao Arquivo Público do Estado. Cabe lembrar que o documento de guarda permanente é inalienável e imprescritível.

6) Os documentos arquivisticos submetidos à digitalização, microfilmagem ou reprodução em outro suporte poderão ser eliminados?
A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização ou outro processo de reprodução só deverá ocorrer se estiver prevista na Tabela de Temporalidade.

7) As mensagens de correio eletrônico e seus anexos são considerados documentos arquivísticos digitais?
Sim, quando produzidas ou recebidas no exercício de função ou atividade do órgão. 

8) Qual o órgão da Â鶹ÊÓƵ responsável pelos documentos?
Na UFSJ não há gestão documental centralizada, sendo cada unidade responsável pelos seus documentos. A CPAD pode oreintar quanto a procedimentos a serem realizados.

9) O que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Â鶹ÊÓƵ ?
A CPAD/Â鶹ÊÓƵ é composta por servidores efetivos da Â鶹ÊÓƵ que têm a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Â鶹ÊÓƵ, tendo em vista a identificação dos documentos arquivísticos, em suporte papel ou em meio digital, para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor documental.
 

Processo administrativo eletrônico

1) O que é o Processo Administrativo Eletrônico?
“É aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico” (). O Processo Administrativo Eletrônico faz uso exclusivamente de meio eletrônico para a realização de processos administrativos (abertura, inclusão de documentos, assinatura, tramitação, controle de arquivamento e consultas) no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

2) O que muda com o processo eletrônico?
O que muda é a (1) inclusão dos arquivos digitais ao processo; (2) a indicação do(s) assinante(s) dos documentos; e (3) o fim da tramitação física.

3) Como está sendo feita a implantação?
A Â鶹ÊÓƵ estabeleceu o modelo de implantação “por tipo de processo”. Isso significa dizer que, progressivamente, conforme o cronograma de implantação, os tipos de processos passarão a ser eletrônicos. Cabe ressaltar que durante a implantação existirão tipos de processos que serão eletrônicos e tipos de processos que continuarão tramitando fisicamente. No entanto, novos processos (conforme o progresso da implantação) somente serão admitidos em formato eletrônico.

4) O que faço com os documentos físicos recebidos?
O Decreto 8.539/2015 orienta que os documentos externos sejam recebidos, digitalizados e sempre que possível devolvidos à origem. Não sendo possível a devolução, a guarda desses documentos deve ser feita na unidade que os recepcionou e deve respeitar o prazo de guarda definido pela .

5) O que é formato nato-digital?
Diz-se nato-digital ao arquivo criado originalmente no formato eletrônico (ex: e-mail, memorando eletrônico, despacho eletrônico, arquivo .doc, .odt).

6) Devo começar a digitalizar todos os documentos do processo?
Apenas documentos recebidos externos à universidade devem ser digitalizados/escaneados. O que se pretende incentivar é que se passe a produzir documentos nato-digitais, ou seja, documentos já nascidos em meio eletrônico. Documentos produzidos no âmbito da Universidade devem ser mantidos sempre que possível no formato nato-digital. Essa medida, além de reduzir custos com impressão e espaço em disco (um documento nato-digital pode ser muitas vezes menor que um documento digitalizado/escaneado), aumenta a qualidade dos documentos favorecendo o uso do mecanismo de busca em arquivos PDF dentro do processo.

7) Quem pode assinar um documento?
Qualquer servidor da Â鶹ÊÓƵ pode ser indicado como assinante de um documento.

8) Onde consulto meus documentos pendentes de assinatura?
No Portal Administrativo do SIPAC, na lateral direita existe um botão de cor amarela que indica os documentos pendentes de assinatura pelo servidor. A função também pode ser acessada pelo menu Protocolo > Assinar Documentos.

9) Um documento pode ter mais de um assinante?
Sim.

10) Todo o documento inserido no processo passa a ser público?
O usuário responsável por cadastrar o documento digital no processo é também o responsável por classificar a visibilidade do mesmo. Cabe ao usuário qualificar corretamente a natureza do documento tornando-o ostensivo (público) ou sigiloso, conforme as características do documento e a legislação vigente.

A classificação incorreta de um documento poderá acarretar a publicação indevida de dados pessoais (vazamento de dados), violação de sigilo funcional e/ou violação de patente.

11) Documentos pessoais podem ser disponibilizados na consulta pública?
Não. Documentos particulares, como por exemplo de Certidões, RG, CPF, atestados, devem ser qualificados como documentos sigilosos visto que não se enquadram na categoria de documentos funcionais (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011). 
Além dos documentos pessoais, segue um rol, não taxativo, de documentos que devem ser qualificados como sigilosos:

• Informação pessoal (Art. 31 da Lei nº12.527/2011);
• Propriedade intelectual;
• Investigação de responsabilidade de servidor (Art. 150 da Lei nº 8.112/1990);
• Controle interno (Art. 26, § 3º, da Lei nº10.180/2001);
• Sigilo contábil (Art. 1.190 da Lei nº 10.406/2002);
• Sigilo empresarial (Art. 169 da Lei nº 11.101/2005);
• Documentos preparatórios (Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011)

Exemplos de Documentos preparatórios: Editais que ainda não estão completos ou aptos a serem divulgados, editais de licitação em elaboração.

12) Onde posso fazer a consulta pública de processos?
A consulta pública de processos está disponível no Portal Público do SIPAC no endereço:

13) Quem define quem são os assinantes de um documento?
É a área regente, conforme a legislação aplicável, quem define os requisitos do tipo de processo. Por exemplo: a PROGP determina os requisitos necessários para a abertura de um processo do tipo Incentivo à Qualificação, logo é ela quem determina quais documentos devem compor o processo e quem deverá assinar cada um dos documentos para que eles atendam aos requisitos estabelecidos.

14) Por que a Â鶹ÊÓƵ está realizando esta mudança?
Para atender o que determina o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que instituiu o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

15) Quais as vantagens da utilização Processo Administrativo Eletrônico?
A implantação do Processo Administrativo Eletrônico promove a modernização da tramitação de documentos, processos, e dos fluxos de trabalho; sensibiliza os servidores/colaboradores para a mudança de cultura no que diz respeito à substituição do uso de documentos em papel para o meio digital; promove, com segurança, transparência e economicidade, a produção de processos administrativos em meio digital; fomenta a sustentabilidade ambiental com o uso adequado da tecnologia da informação e comunicação.

16) Qual sistema deverá ser usado para tramitar o Processo Administrativo Eletrônico ?
O SIG/SIPAC deve ser utilizado para a abertura, inclusão, assinatura, tramitação e controle de arquivamento de documentos e processos produzidos nas atividades meios e fins da Â鶹ÊÓƵ, bem como suas respectivas movimentações e registro do histórico.

17) O que acontece com os processos que estão tramitando fisicamente?
Os processos que já estão tramitando fisicamente bem como os novos processos de tipos que ainda não serão eletrônicos continuam a tramitação da mesma forma. Apenas serão eletrônicos os processos cujos tipos já estão definidos como eletrônicos.

18) Como saber se um tipo de processo já é eletrônico?
Ao cadastrar um processo, no momento de escolher o tipo de processo o sistema exibirá, para os processos eletrônicos, uma mensagem indicando que se trata de um processo eletrônico, que é necessária a inclusão dos arquivos digitais e que o processo deverá ser tramitado apenas eletronicamente (sem cópia física). Após cadastrados, os processos eletrônicos serão identificados com um pequeno ícone de uma nuvem ao lado do número do processo.

19) Como fica o trâmite e recebimento dos documentos?
O envio e recebimento de processos eletrônicos continua da mesma forma. A única mudança é que não existirá mais a cópia física do processo, logo, uma vez enviado e recebido pelo sistema, todo o conteúdo do processo passa a estar disponível para a unidade de destino.

20) Como determinar o tipo de conferência do documento?
Existem duas formas de incluir um documento digital ao processo. Uma é Escrita de documento: situação em que o conteúdo é adicionado diretamente no processo a partir de um editor de texto online; a outra é a Anexação de documento digital: situação em que o usuário deverá incluir os documentos nato-digitais provenientes de outros sistemas ou incluir documentos digitalizados. Nesse segundo caso, como se trata de um documento externo ao sistema, serão exigidas informações como: o tipo do documento, a data, o responsável pelo recebimento, a natureza, e quaisquer outras informações indispensáveis à classificação e identificação do documento. Ainda, identificará o tipo de documento que lhe fora apresentado para conferência, podendo ser:
a) documento original - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso ao arquivo original para conferência, por ex: um diploma, um documento de identificação (RG, Carteira de Motorista), entre outros;
b) cópia autenticada em cartório - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso a uma cópia autenticada em cartório;
c) cópia autenticada administrativamente - quando o servidor responsável pela inclusão do documento teve acesso a um arquivo que fora autenticado administrativamente, por ex: que contenham carimbos conferem com o original;
d) cópia simples - quando o documento apresentado não se enquadre em nenhuma das classificações anteriores.

21) Como fazer a paginação dos documentos?
É usual em processos físicos fazer referência, geralmente em despachos, a uma determinada página do processo. Isso não é mais possível no processo eletrônico, uma vez que os arquivos não recebem numeração de página. É possível no entanto referenciar unicamente um documento indicando 1º a ordem do arquivo dentro do processo; 2º o número/identificador do documento; e 3º a unidade de origem do documento. Por ex: Documento nº 3 (Despacho Nº 2/2018 SESED).

Última atualização: 20/05/2021