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Instrução do processo

Os processos de compra/contratação deverão ser tramitados exclusivamente via Sipac (Resolução nº 008/2021-CONDI, art. 4º). Não serão aceitos processos físicos, nem documentos enviados por e-mail.

Não devem ser inseridos documentos compactados, mas em pdf, a fim de facilitar a sua análise por todos os servidores envolvidos nos procedimentos pertinentes às contratações e também a sua consulta pública. 

Efetuação de despesa

Não efetue a despesa antes da emissão da nota de empenho ou da assinatura e publicação do contrato, se for o caso (Lei nº 4.320/64, art. 60, e Lei nº 14.133/2021, art. 195).

Tramitação do processo

O processo administrativo deverá ser instruído com os documentos pertinentes e encaminhado para o Secol - Setor de Compras e Licitações, pois a ele compete encaminhar o processo para autorização de sua abertura (Gabinete da Reitoria) e análise da Proju (Resolução nº 008/2021-CONDI, art. 9º).

Após o atendimento às recomendações contidas no Parecer Jurídico, o processo não deve ser encaminhado à Proju, mas sim ao Secol, já que “não integra o fluxo consultivo a fiscalização posterior de cumprimento de recomendações feitas na manifestação jurídica. Com efeito, é ônus do gestor a responsabilidade por eventual conduta que opte pelo não atendimento das orientações jurídicas” (Boa Prática Consultiva – BPC n° 5).

Contratação de pessoa física

De acordo com a Instrução Normativa SEGES/ME nº 116, de 21 de dezembro de 2021, art. 4º, caput, na contratação direta (dispensa e inexigibilidade de licitação), assim como na licitação, é possível a contratação das pessoas físicas, em observância aos objetivos da isonomia e da justa competição. No entanto, isso não se aplica quando a contratação exigir capital social mínimo e estrutura mínima, com equipamentos, instalações e equipe de profissionais ou corpo técnico para a execução do objeto incompatíveis com a natureza profissional da pessoa física, conforme demonstrado em estudo técnico preliminar (parágrafo único do referido artigo).

Ao ofertar seu lance ou proposta, a pessoa física deverá acrescentar o percentual de 20% (vinte por cento) do valor de comercialização a título de contribuição patronal à Seguridade Social, para fins de melhor avaliação das condições da contratação pela Administração. ⇒ Este valor deverá ser subtraído do valor da proposta final do ajudicatário e recolhido, pela Administração, ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
(Instrução Normativa SEGES/ME Nº 116/2021, art. 5º, III e parágrafo único)

Prazo estimado para conclusão do processo de contratação

Conforme a Lei nº 4.320/64: "Art. 60 É vedada a realização de despesa sem prévio empenho”. 

Portanto, a nota de empenho (e a assinatura do contrato, se for o caso) deve ser emitida antes do início do serviço ou fornecimento, e para isso é necessário que a dispensa ou inexigibilidade de licitação tenha sido publicada.

No caso de pagamento de inscrição, quando há obrigação de efetivação do pagamento antes do início do evento, para que seja confirmada a inscrição do servidor, também é necessário que a dispensa ou inexigibilidade de licitação tenha sido publicada.

Para que a dispensa ou inexigibilidade de licitação seja publicada, deve ser aberto e instruído um processo administrativo com os documentos que comprovem o atendimento às disposições dos normativos vigentes. 

A conduta dos agentes públicos deve se pautar em estrita vinculação aos ditames legais, sendo que eventual discricionariedade estaria em tese adstrita à fase precedente, ou seja, avaliar a conveniência e a oportunidade de canalizar recursos públicos para esta ou aquela finalidade. Definida a despesa a se efetivar, devidamente motivada e consentânea às finalidades públicas, os atos que se seguem se transmudam de discricionários para vinculados.

“lsto ocorre porque onde há função não há lugar para autonomia de vontade nem para a busca de interesses próprios ou pessoais. Há, isto sim, a necessidade de se atender a uma certa finalidade prevista em lei”. (HARGER, 1999, p.496)

No terreno dos contratos administrativos, deve ser cumprido o regramento legal, como por exemplo o contido no art. 2º da Lei nº 9.784/99:

Art. 2º A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.

Parágrafo único. Nos processos administrativos serão observados, entre outros, os critérios de:

I - atuação conforme a lei e o Direito;

II - atendimento a fins de interesse geral, vedada a renúncia total ou parcial de poderes ou competências, salvo autorização em lei;

III - objetividade no atendimento do interesse público, vedada a promoção pessoal de agentes ou autoridades;

IV - atuação segundo padrões éticos de probidade, decoro e boa-fé;

V - divulgação oficial dos atos administrativos, ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas na Constituição;

VI - adequação entre meios e fins, vedada a imposição de obrigações, restrições e sanções em medida superior àquelas estritamente necessárias ao atendimento do interesse público;

VII - indicação dos pressupostos de fato e de direito que determinarem a decisão;

VIII – observância das formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados;

IX - adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados;

X - garantia dos direitos à comunicação, à apresentação de alegações finais, à produção de provas e à interposição de recursos, nos processos de que possam resultar sanções e nas situações de litígio;

XI - proibição de cobrança de despesas processuais, ressalvadas as previstas em lei;

XII - impulsão, de ofício, do processo administrativo, sem prejuízo da atuação dos interessados;

XIII - interpretação da norma administrativa da forma que melhor garanta o atendimento do fim público a que se dirige, vedada aplicação retroativa de nova interpretação.

A decisão por adquirir bens ou contratar serviços e obras precisa ter uma conformação com o interesse público, situação que só é demonstrável a partir da motivação ou justificativa do ato de contratação.

Art. 50. Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando:

(...)

IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo licitatório;

(...)

§ 1º A motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato. (Lei nº 9.784/99 - destacamos)

Nesse sentido, cumpre sinalar que, em se tratando de licitações e contratos, levando em conta que os órgãos integrantes do controle externo irão analisar a conduta do gestor algum tempo depois, acredita-se ser do maior interesse que as razões que determinaram a prática do ato fiquem inteiramente registradas para não permitir qualquer tipo de análise equivocada no futuro.

HARGER, Marcelo. Reflexões iniciais sobre o princípio da eficiência. Repertório IOB de Jurisprudência, São Paulo, n.16/99, Caderno 1, p.493-498, 2ª quinzena de agosto de 1999.