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1. Como dito anteriormente, esse parâmetro deve ser adotado como última opção, na impossibilidade gerencial ou fática de se realizar a pesquisa de outra forma. 

2. Nesse caso, a pesquisa com fornecedores deverá ser feita com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, por meio de solicitação formal de cotação, que pode ser por ofício ou e-mail. ⇒ ATENÇÃO! Telefonema não é considerado solicitação formal. 

3. Ao solicitar uma proposta formal, é necessário que seja conferido ao fornecedor um prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado a fim de que ele tenha tempo hábil para responder. Orienta-se que a definição desse prazo seja analisada pela área que detém o conhecimento necessário e suficiente para informar se o produto possui complexidade para a formação de preços ou se este é de fácil mensuração. Em geral, o detentor de tal conhecimento é o responsável pela pesquisa e/ou pelo Termo de Referência (requisitante). 

4. Visando à segurança jurídica dos responsáveis pela realização da pesquisa, bem como à escorreita instrução processual, caso esse prazo se esgote sem o retorno de uma ou mais solicitações, deve-se fazer o registro, nos autos do processo, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram resposta. ⇒ ATENÇÃO! A falta da formalização enseja uma instrução processual deficiente, impossibilitando a conferência de informações posteriormente. Assim, a exigência de formalização, além de atribuir maior transparência às pesquisas junto a fornecedores, facilita o exercício do controle interno e externo da Administração. 

5. Para melhor caracterização das condições comerciais praticadas para o objeto que está sendo orçado, é importante que sejam informadas ao fornecedor as particularidades da contratação que podem influenciar no preço:

• prazos e locais de entrega;

• instalação e montagem do bem ou execução do serviço;

• quantidade contratada;

• formas e prazos de pagamento;

• fretes;

• garantias exigidas;

• marcas e modelos, quando for o caso;

• potencial economia de escala; e

• as peculiaridades do local de execução do objeto. 

6. O orçamento somente será válido se obtido com 6 (seis) meses de antecedência da divulgação do edital. 

7. Na pesquisa de preços, é necessário que o gestor tenha atenção ao coletar um preço, avaliando se as condições de negociação praticadas na contratação que está sendo consultada se assemelham ao seu caso, pois há vários fatores que podem influenciar o preço do produto ou serviço, deixando-o abaixo ou acima daqueles praticados no mercado e impactando o preço de referência. 

A comparação de itens com especificações diferentes ou em condições diferentes pode ocasionar distorções nos resultados, consequentemente contribuindo para que a aquisição ou contratação não se revele economicamente vantajosa para a Administração. 

Nesse sentido, o art. 4º da IN nº 65, de 2021, descreve alguns critérios que devem ser observados durante a pesquisa de preços, pois podem afetá-los. São eles: 

• prazos e locais de entrega; 

• instalação e montagem do bem ou execução do serviço; 

• quantidade contratada; 

• formas e prazos de pagamento; 

• fretes; 

• garantias exigidas; 

• marcas e modelos, quando for o caso; 

• potencial economia de escala; e 

• as peculiaridades do local de execução do objeto. 

Caso se identifique que a variação de valor decorre da descrição do produto, a área responsável pela elaboração da pesquisa de preço deve reavaliar, junto ao requisitante ou área técnica, se a especificação do produto solicitado está adequada e atende ao interesse público, de modo que a cotação do preço reflita a qualidade necessária. 

8. Em análise detida do art. 23, § 1º, da Lei nº 14.133, de 2021, verifica-se que o comando do dispositivo estabelece que “o valor estimado será definido com base no melhor preço aferido por meio da utilização dos seguintes parâmetros”. Ou seja, deve ser realizada uma análise crítica dos preços coletados, em especial quando houver grande variação de valores, seguido do tratamento estatístico adequado para eliminação de valores distorcidos e obtenção do melhor preço.